Электронный кадровый документооборот (КЭДО): правовые основы
КЭДО — это система создания, подписания и хранения кадровых документов в электронном виде без дублирования на бумаге. Регулируется статьями 22.1–22.3 ТК РФ и является ключевым инструментом цифровизации бизнеса, позволяющим взаимодействовать с сотрудниками дистанционно.
Условия перехода и юридическая значимость
- Локальное регулирование: Работодатель обязан принять Положение о КЭДО, где указаны сроки подписания, используемая ИТ-система и перечень электронных документов.
- Согласие работника: Для действующих сотрудников переход возможен только с их письменного согласия. Для лиц, не имевших трудового стажа на конец 2021 года, согласие не требуется.
- Электронные подписи: Работодатель использует УКЭП, работник может использовать УНЭП (в том числе через "Госключ") или УКЭП. Расходы на получение подписей несет компания.
Через КЭДО можно оформлять почти все документы: трудовые договоры, приказы на отпуск, графики сменности, заявления. Исключение составляют лишь акты о несчастных случаях, приказы об увольнении (в ряде ситуаций) и документы по охране труда, требующие живой подписи по специфическим нормам. В случае судебного спора электронный документ, подписанный в легитимной системе КЭДО, признается полноценным доказательством. Работодатель обязан обеспечить доступ сотрудника к электронному архиву документов даже после его увольнения.